Google Garage - Paranna tuottavuutta töissä

Tehokas ajanhallinta on tärkeää, jotta tuottavuus on varmasti paras mahdollinen. Selvitä, miten voit parantaa tuottavuuttasi pilvipohjaisten yhteistyösovellusten avulla, sekä maksimoida tehokkuutesi opettelemalla töiden priorisointia ja delegontia.

Ajanhallinnan tehostaminen / Managing your time effectively

Kun haluat parantaa ajankäytön hallintaa, määrittele tavoitteet ja määräajat sekä priorisoi tehtävät, jotka vaativat eniten huomiotasi.

• Aloita miettimällä mihin aikasi tuhlaantuu/kuluu?
• Työpäivän aikana monet häiriötekijät voivat viedä sinulta aikaa varsinaiselta työnteolta.
• Puheluihin, viesteihin ja kollegoiden kysymyksiin vastaamiseen tai tehtävien ylianalysointi ovat pieniä asioita, mutta niihin voi kulua yllättävän paljon aikaa.
• Sama, jos yrität keskittyä meluisassa toimistossa tai sinulla ei ole välineitä tehokkaaseen työntekoon, häiriötekijät voi olla työympäristö.
• Myös työpäivään kuuluvat asiat, kuten matkat kokouksiin ja takaisin, voivat heikentää tehokkuuttasi.
• Tuottavuutta kannattaa siis lähteä lisäämällä tunnistamalla häiriötekijät.
• Merkitse muistiin ensiksi, kuinka kauan yksittäisten tehtävien suorittaminen kestää.
• Päivittäisiin tehtäviin kuluva aika on ensin kirjattava ylös, jotta voit varmistaa, että hyödynnät työaikasi tehokkaasti.
• Kokeile seurata työaikaasi tarkasti esim. verkkopohjaisen  laskentataulukon  tai muistivihon avulla.
• Kirjaa kaikki ylös -- jokainen tehtävä, keskeytys, puhelu, kahvinhaku, kaikki --> kerää pidemmältä ajalta.
• Voit minimoida häiriötekijöitä erilaisilla työkaluilla.
• Asanan, Basecampin ja Google Keepin kaltaisilla tuottavuustyökaluilla voit luoda digitaalisia muistilistoja, hallita tehtäviä sekä suunnitella työpäiväsi.
• Muista olla realistinen!
• Älä koita saada liikaa aikaa, sillä tuottavuus kärsii sekä työmoraalisi.

5 tuottavuusvinkkiä, joita kannattaa soveltaa päivittäin:

1. Ole tarkka kokouksissa. Vältä turhia kokouksia ja palavereja. Muista, että aikasi on kallisarvoista. Jos itse järjestät kokouksen, aseta tavoitteet ja pidä aikatauluista kiinni!
2. Luo päivittäisiä muistilistoja. Listaa kaikki päivittäiset hommat siihen.
3. Pidä taukoja, liiku, venyttele 5-10 min
4. Eliminoi häiriötekijät, kerro muille, ettei sinua saa häiritä / vaihda työtilaa.
5. Nuku riittävästi

Tehtävien priorisointi ja delegointi / Prioritising and delegating tasks

Ihmiset ovat kiireisempiä kuin koskaan, ja työmäärä voi tuntua ylivoimaiselta. Silloin priorisointi ja delegointi voivat auttaa. 

• aika on rahaa, kun opettelet uusia taitoja, aloitat uuden työn tai pyörität omaa yritystä.
• menetyksen avain on priorisointi.
• voit keskittyä tärkeimpiin tehtäviin ja selkeyttää päämääriä.
• pilkkomalla työt osiin hallitset paremmin työmääriä.
• priorisointi edistää tehokkuutta ja auttaa käyttämään ajan järkevämmin.
• tunnistat ongelma-alueet ja voit tarkistaa, karsia ja delegoida tehtäviä.
• priorisoimalla tehtävät organisoit työsi tehokkaasti ja teet päivästäsi tuottavamman.
• Jaa vastuuta 

Yhteistyön tekeminen pilvipalvelun avulla / Work collaboratively in the cloud

Pilviohjelmistojen ansiosta kollegoidesi fyysisellä sijainnilla ei ole väliä.

• G suite, Office 365 ja muut pilvialustat mahdollistavat töiden työstämisen yhdessä reaaliajassa.
• Pilvessä useat käyttäjät voivat lisätä samanaikaisesti sisältöä tiedostoon, muokata sitä ja keskustella niistä.
• Tiedostot pysyvät pilvessä
• Voi muokata koska vain puhelimella, koneella, millä vain.
• Et menetä työtäsi vaikka yhteys katkeaisi office- ominaisuuksien ansiosta.
• Tarkista kaikkien oikeudet tiedostoihin, lukija, kommentoija, muokkaaja..

toinen kurssi suoritettu